绩效考评表格的设计

任何绩效管理体系的核心都是对绩效的评估。 而无论怎么样处理采集到的考评数据, 在收集绩效信息时往往都要使用表格。 各种组织所采用的考评表格没有统一的形式,繁简不一,有些表格简列各项考评因素和几个空格由主管圈选,有些则需由主管和下属共同设计商定。

表格的形式并无严格要求, 只要达到考评目的,简洁适用就可以。 这些表格既可以是纸制的, 也可以是电子形式的。 填写电子表格的一个优点是,信息的存储非常便利,而且能很方便地实现信息共享, 比如在填写绩效考评表格的管理人员和人力资源管理部门之间的绩效信息共享。

同时, 拥有以电子表格的形式获得的数据还有助于进行后续的分析,例如, 对同一个组织内各单位之间的相对平均绩效水平进行比较。设计完成后,应按照考评的对象,根据实际需要印制一定数量的考评表格,再发给有关人员。

绩效考评表格的形式各异,但内容基本相似,无论是纸质的考评表格,还是电子的考评表格,都是由一些基本要素构成,通常要包含以下几部分内容。

1.绩效考评表标识

绩效考核表标识主要包括绩效考核表名称和编号。 绩效考评表名称应体现组织名称、 考评类型(部门还是员工)、 考评内容(如能力、 态度或业绩)等内容。 绩效考评表编号的设置主要目的在于规范绩效文件管理, 方便绩效考评资料的归档管理和查询应用。

2.员工基本信息

绩效考评表格的这部分内容包含员工的一些基本信息, 比如职位名称、所属处室、部门和其他工作群体信息、员工人数、薪资级别或薪资等级。 此外,在绩效考评表格中常常还包括绩效考评的日期、考评者分管员工或与员工在一起工作的年数或月数、 员工进入组织的日期、到当前职位工作的日期、 进行绩效考评的原因、 当前的薪资水平和在本薪资区间中的位置、预计的下一次考评日期等。

3.考评指标及标准

绩效考评指标是绩效考评表格的核心内容,但是在具体设计时有繁有简,最简单的情形就是将指标全部罗列在一起,没有区分指标类型; 而相对复杂的情形则是按照考评内容、 考评维度、考评项目等将指标划分为不同的类别,使指标的类属更加明晰。 绩效考评标准用于明确考核对象的工作目标,引导、规范其绩效行为,同时为绩效考核提供评判依据,在绩效考评表格中也可以用不同的形式展现, 一般来说绩效考评表格中只展现出组织期望的目标,属于绩效标准中的良好或优秀档次, 而细分的考评标准则以指标卡或其他的形式展示,以便考评主体能够根据实际绩效结果进行赋分。

4.绩效考评权重

如前所述,权重界定了绩效考评指标体系中绩效指标的相对重要性。 设置权重可使用多种方法, 但是需要注意,权重的设置既不能过高也不能过低,如果差距太大则容易出现“抓大放小”的情形,不利于绩效目标的整体实现,当然也不能太平均,否则无法体现出绩效重点。另外,为了方便统计和计算,各个指标的权重比例最好设置为5%的整数倍。

5.绩效考评周期

考评周期是要回答 “多长时间考评一次”的问题,考评周期的设置应尽量合理,如果考评周期太长,考评结果就会出现严重的“近期误差” ,考评主体会根据考评对象近期的表现来评断其整个绩效周期的表现,这容易导致绩效考评信息的失真; 而如果考评周期太短,一方面许多工作的绩效情况可能还没有体现出来, 另一方面过度频繁的绩效考评也会造成考评主体的工作量过大。 因此,绩效周期的设置应综合考虑职位级别、工作性质、组织环境以及具体指标等各种因素综合设置。

6.绩效考评主体

考评主体是指对考评对象绩效做出考评的人。 通常,考评主体可分为组织内部的考评者和组织外部的考评者。内部考评者包括上级、同级、下级,外部考评者包括客户、供应商、分销商等利益相关者。 在设计绩效考评体系时,确保考评主体与考评内容相匹配非常重要, 考评主体应当及时、准确地掌握信息, 对被考评者的工作职责、 绩效目标、工作行为以及实际产出有比较充分的了解, 才能确保考评结果的含理性和有效性。 另外, 对于客观考评指标,绩效数据的提供者也可以称为考评主体。

7.员工的意见陈述

这部分内容包括被考评员工本人所作出的反应和提出的意见及看法。 除了允许员工有一个正式的参与机会,从而改善他们对绩效考评体系的公平性的认知之外,这部分内容还有助于处理一些法律诉讼问题,这是因为,它用文件的形式证明了员工是有机会参与绩效考评过程的。

8.审核意见

审核意见是绩效考评审核者(一般是主管上级,也可以是人力资源管理部门或绩效考评委员会)对绩效考评成绩审核情况的说明,审核意见一般以文字形式表示,表明对结果的认可程度。绩效考评结果的审核主要关注结果的真实性,公平性等。

9.绩效考评跟踪管理

记录绩效考评跟踪管理主要是对考评项目、权重、 标准调整、变更情况的说明,以及对考评对象绩效情况的记录,包括绩优行为、 绩效不足、 绩效指标的实际完成情况等。 绩效考评跟踪管理记录是考评对象绩效行为的真实反映,是绩效考评的依据。

10.备注说明

备注说明是用于对各内容模块所不能反映问题的说明, 或用于对需要特别、重点说明问题的描述。 设置备注说明的目的是保证全面反映考评对象的实际绩效状况,以减少非绩效因素对绩效结果的干扰和影响。

11.签字

大部分绩效考评表格的最后一部分内容都是被考评员工、考评者以及考评者的上级领导签名确认,以表明他们已经看过并讨论过表格中的相关内容。人力资源管理部门也可能要签字, 以表明认可表格中的内容。

上述是绩效考评表格的一些基本内容,但是在具体实践过程中组织会根据自身的情况进行部分调整,列举了一些不同类型的绩效考评表格,可以作为学习本部分的参考。 另外需要注意的是,绩效考评表格设计完成前,一定要经过专家论证和领导审核。

专家一般由外部绩效管理方面的专业人士从理论角度论证绩效考评表的专业性、科学性; 领导主要从组织实际管理需要角度审核考核表的实用性和操作性。 在结合专家和领导意见的基础上,对绩效考核表进行调整、完善。 在一定范围内进行试用,以收集使用者的意见和建议。